ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ (GDPR)

Tento dokument popisuje, jak společnost Novo Plaza s.r.o. zpracovává osobní údaje návštěvníků webu, uživatelů mobilní aplikace a členů věrnostního programu, zájemců o pronájem prostor a dalších osob v souvislosti s poskytováním svých služeb. Dokument je vypracován v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a relevantními právními předpisy.

1. Správce a kontaktní údaje

Správce: Novo Plaza s.r.o., IČO 239 81 024, se sídlem Washingtonova 1624/5, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 436334, den zápisu: 20. listopadu 2025.

Kontaktní e-mail pro otázky ochrany osobních údajů: gdpr@novoplaza.cz

2. Zpracovatelé a příjemci osobních údajů

Za účelem poskytování služeb využíváme důvěryhodné zpracovatele a poskytovatele technologií. Se všemi máme uzavřeny zpracovatelské smlouvy dle čl. 28 GDPR. Konkrétně:

➢ Simplaq s.r.o., IČO 107 32 888 - vývoj a provoz technologické platformy (white-label web a aplikace Novo Plaza), CRM a správa databází.

➢ CBRE s.r.o., IČO 257 59 604 - provozní správa centra a vybrané podpůrné služby; v určitých případech může vystupovat i jako samostatný správce pro své vlastní účely (např. vlastní smluvní agendy).

➢ Kreatika studio s.r.o., IČO 050 10 136 - marketingové služby.

➢ Mark2 Corporation Czech a.s., IČO 257 19 751 - poskytování bezpečnostních služeb v OC Novo Plaza.

➢ iC systems.ai, s.r.o., IČO 086 22 3821 - poskytování služeb monitoringu vstupu osob.

➢ Doručovací a logističtí partneři - pouze v případě fyzického doručení odměn v rámci věrnostního programu.

Aktuální seznam zpracovatelů můžeme dle potřeby aktualizovat; vždy však dbáme na odpovídající úroveň zabezpečení a smluvní záruky.

3. Kdo je tímto dokumentem pokryt

Tyto zásady se vztahují na (i) návštěvníky webu novoplaza.cz, (ii) uživatele mobilní aplikace Novo Plaza, (iii) členy věrnostního programu (účast v programu, sběr a uplatnění bodů), (iv) adresáty digitálních obchodních sdělení OC Novo Plaza (věstník, cílené personalizované nabídky aj.); (v) zájemce o pronájem prostor; (vi) dodavatele; a (vi) osoby, které nás kontaktují prostřednictvím online formulářů nebo jiných komunikačních kanálů.

4. Kategorie zpracování osobních údajů

➢ Identifikační údaje: jméno a příjmení.

➢ Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo.

➢ Profilové údaje (nepovinné): pohlaví, datum narození, PSČ (bez úplné poštovní adresy). Tyto nepovinné údaje slouží pro účely personalizace a cílení obchodních nabídek OC Novo Plaza, pokud je pro tento účel udělen výslovný a informovaný souhlas.

➢ Údaje o interakcích v aplikaci: chování a interakce registrovaných uživatelů pro účely personalizace a cílení obchodních nabídek OC Novo Plaza, pokud je pro tyto účely udělen výslovný a informovaný souhlas.

➢ Údaje o nákupech v rámci věrnostního programu: datum nákupu, datum naskenování účtenky, název obchodu, hodnota nákupu, seznam a cena položek (pro přiřazení bodů, prevenci podvodů a případnou personalizaci a cílení obchodních nabídek s výslovným a informovaným souhlasem).

➢ Technické a provozní údaje: identifikátory zařízení (např. device ID), logy, informace o přihlášení, nastavení jazyka, údaje o zabezpečení a fungování aplikace.

➢ Údaje z webových formulářů: obsah zprávy/dotazu a přiložené informace.

➢ Cookies a podobné technologie: viz samostatné Zásady používání cookies.

➢ Kamerové záznamy, evidence vstupu a vjezdu.

➢ Fotografie z PR akcí v OC Novo Plaza.

5. Účely zpracování, právní základy a doby uchování

Níže uvádíme hlavní účely zpracování, odpovídající právní základy a orientační doby uchování:

Účel zpracování:

Provoz a bezpečnost webu a aplikace (logování, detekce incidentů, dostupnost)

Právní základ:

Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Doba uchování:

Logy a bezpečnostní události obvykle do 12 měsíců

Účel zpracování:

Zřízení a správa uživatelského účtu (aplikace), vedení věrnostního programu (sběr bodů, uplatnění odměn), doručení odměn

Právní základ:

Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem (prevence podvodů)

Doba uchování:

Po dobu trvání účtu/programu a max. 3 roky po jeho ukončení; účetní doklady dle zákona (obvykle 10 let)

Účel zpracování:

Komunikace a vyřízení dotazů (formulář „Obecný dotaz", „Pronájem prostoru")

Právní základ:

Oprávněný zájem (poskytnutí odpovědi) nebo opatření před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

Doba uchování:

Po dobu vyřízení + max. 2 roky po poslední komunikaci; u uzavřených smluv dle zákonných lhůt

Účel zpracování:

Zasílání newsletterů a obchodních sdělení, push notifikace, bez personalizace

Právní základ:

souhlas/oprávněný zájem správce

Doba uchování:

Do odvolání souhlasu nebo po 24 měsících neaktivity (poté znovu žádáme o potvrzení) a následně archivace 3 roky z důvodu oprávněného zájmu správce

Účel zpracování:

Zasílání cílených personalizovaných obchodních nabídek (segmentace dle pohlaví, věku, PSČ, historie nákupů, interakcí v aplikaci)

Právní základ:

Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR); udělený při registraci nebo v nastavení účtu

Doba uchování:

Do odvolání souhlasu nebo po 24 měsících neaktivity a následně archivace 3 roky z důvodu oprávněného zájmu správce

Účel zpracování:

Analytika používání webu a aplikace (GA4 apod.)

Právní základ:

Souhlas se Zásadami používání cookies; základní technická analytika může probíhat v oprávněném zájmu

Doba uchování:

Agregovaná/anonymizovaná data dlouhodobě; osobní data dle nastavení nástroje (např. GA4 obvykle do 14 měsíců) a následně archivace 6 měsíců z důvodu oprávněného zájmu správce. Podrobnosti o používání souborů cookies a obdobných technologií naleznete v dokumentu „Zásady používání cookies" dostupném na webu. V rámci banneru a nastavení lze udělit nebo odvolat souhlas pro jednotlivé kategorie.

Účel zpracování:

Monitorování pohybu návštěvníků a vozidel v prostorách OC Novo Plaza včetně parkoviště

Právní základ:

Oprávněný zájem správce

Doba uchování:

Záznamy jsou uchovávané po nezbytnou dobu v souladu s právními účely; u kamerových záznamů je to 7 dnů, resp. v případě incidentu po dobu do vyřešení incidentu; na vyžádání předáváme kopie záznamů Policii ČR

Účel zpracování:

PR akce v prostorách NC

Právní základ:

Oprávněný zájem správce

Doba uchování:

3 roky od data konání akce

Návštěvníci mají právo požádat o výmaz fotografií, na nichž jsou zachyceni, z webu NC

6. Přenosy osobních údajů do třetích zemí

Vzhledem k tomu, že naši zpracovatelé osobních údajů uvedení výše v těchto Zásadách mohou využívat některé poskytovatele technologií mimo EU/EHP, může docházet k přenosům osobních údajů mimo EU/EHP, zejména do Spojených států amerických (např. Google LLC, Meta Platforms, Cloudflare, DigitalOcean, Mailgun, Mailchimp). Tyto přenosy probíhají na základě standardních smluvních doložek (SCCs) schválených Evropskou komisí a případných dalších doplňkových opatření, tak aby byla zajištěna odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

7. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme primárně přímo od vás (registrace do aplikace, vyplnění formulářů, účast ve věrnostním programu). Dále údaje vznikají na základě vašeho používání webu a aplikace (technické a provozní údaje). V rámci věrnostního programu zpracováváme také údaje z naskenovaných účtenek.

8. Kategorie příjemců

Kromě zpracovatelů uvedených výše mohou být údaje předávány následujícím kategoriím příjemců, pokud je to nezbytné: poskytovatelé IT a cloudových služeb, doručovací a logistické společnosti (pro zaslání odměn), orgány veřejné moci (pokud to vyžaduje právní předpis), smluvní obchodní partneři v rámci plnění věrnostního programu.

9. Vaše práva

Máte zejména tato práva dle GDPR:

➢ právo na přístup k osobním údajům

➢ právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů

➢ právo na výmaz („právo být zapomenut")

➢ právo na omezení zpracování

➢ právo na přenositelnost údajů

➢ právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu

➢ právo kdykoli odvolat souhlas (nemá vliv na zpracování před odvoláním)

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese gdpr@novoplaza.cz nebo písemně na adresu správce. Na žádosti odpovídáme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

10. Dozorový orgán

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

11. Automatizované rozhodování a profilování

Provádíme profilování pro marketingové účely (segmentace a personalizace nabídek) výhradně na základě vašeho výslovného informovaného souhlasu. Nevyužíváme automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

12. Zabezpečení osobních údajů

Uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, včetně šifrování, pseudonymizace, řízení přístupů, pravidelných auditů a školení. Přístup k údajům je omezen na osoby, které jej nezbytně potřebují k plnění svých povinností.

13. Cookies a podobné technologie

Podrobnosti o cookies, kategoriích, účelech a době uchování naleznete v dokumentu „Zásady používání cookies" dostupném na stránce https://novoplaza.cz/cz/cookies. V rámci banneru můžete kdykoli spravovat své volby.

14. Doby uchování – souhrn

➢ Účet a věrnostní program: po dobu trvání účtu a max. 3 roky po jeho ukončení.

➢ Komunikace a dotazy: po dobu vyřízení + max. 2 roky.

➢ Marketing a newslettery: do odvolání souhlasu / 24 měsíců neaktivity + 3 roky archivace.

➢ Bezpečnostní logy: obvykle do 12 měsíců.

➢ Účetní a daňové doklady: dle právních předpisů, zpravidla 10 let.

➢ Analytika (GA4): dle nastavení nástroje, obvykle do 14 měsíců.

➢ Cookies: viz tabulka v Zásadách používání cookies.

➢ Kamerové záznamy: 7 dnů, resp. do vyřešení incident + 3 roky archivace.

➢ Fotografie z PRK akcí: 3 roky od data konání akce.

15. Změny tohoto dokumentu

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat, například z důvodu změn v technologiích, právních požadavcích nebo službách. Aktuální znění je vždy dostupné na našem webu. O podstatných změnách vás přiměřeným způsobem informujeme.

Datum účinnosti: 24. 9. 2026